Recrutement d’un(e) Coordonnateur (trice) du Département de l’Administration, des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique

Durée du Contrat  : Contrat à durée déterminée (CDD) d’un (1) an renouvelable si évaluation satisfaisante et disponibilité des ressources financières.  

Responsabilités

Placé(e) sous l’autorité et la supervision du Directeur Exécutif de l’IPC/BF, le/la Coordonnateur (trice) du Département de l’Administration, des Ressources Humaines, des Achats et de la Logistique exécutera les tâches suivantes :

• veiller à l’application des procédures administratives de l’IPC/BF et savoir faire preuve d’un bon esprit d’analyse dans leur mise en œuvre ;
• veiller au bon fonctionnement quotidien du bureau à travers une gestion administrative, efficace et professionnelle et contribuer à la création de conditions pour une bonne ambiance de travail ;
• apporter un appui administratif au bureau du Conseil d’administration de l’IPC/BF ;
• rédiger les courriers administratifs au besoin ;
• mettre toutes les informations administratives à la disposition du personnel (affichage, réunions, etc.) ;
• échanger régulièrement les informations avec le Directeur Exécutif de l’IPC/BF et formaliser la communication sur les dossiers et questions sensibles ;
• assurer la coordination des différents déplacements du personnel de l’IPC/BF ;
• initier les Contrats du personnel et les Conventions avec les partenaires à l’exception des Partenaires de mise en œuvre (PMEO) ;
• tenir à jour et garantir la sécurité et la confidentialité des dossiers du personnel ;
• gérer les dossiers de recrutement en collaboration avec le Secrétariat du Directeur Exécutif de l’IPC/BF ;
• effectuer l’ensemble des formalités administratives relatives à la gestion du personnel et assurer le suivi de la carrière de chaque agent de l’IPC/BF ;
• suivre les congés administratifs du personnel de l’IPC/BF ;
• organiser et suivre les évaluations des performances du personnel de l’IPC/BF ;
• organiser et encadrer les élections des délégués du personnel de l’IPC/BF ;
• établir les états mensuels et globaux de salaires des agents, et déterminer les montants et les déclarations d’IUTS et de cotisations sociales ;
• coordonner le travail des chauffeurs et de tout personnel d’appui de l’IPC/BF ;
• coordonner le processus d’approvisionnement de l’IPC/BF en assurant la compétition, la transparence, l’équité, l’efficacité en conformité avec le manuel de procédures administrative, financière et comptable de l’IPC/BF et de la règlementation nationale ;
• participer à la mise en place d’une base de données de fournisseurs correspondant aux critères (qualité, prix, service, éthique) ;
• mettre en place un système simple de gestion de la passation des marchés ;
• assurer un appui logistique à l’organisation de l’ensemble des activités des départements de l’IPC/BF ;
• assurer l’élaboration des Termes de Références (TDR) clairs pour les passations de marchés ;,
• initier les Contrats de Consultants, Fournisseurs ou tout autre Contrat de l’IPC/BF à l’exception des conventions avec les partenaires de mise en œuvre (PMEO) ;
• assurer le bon déroulement du processus d’acquisition des biens et services ;
• assurer le suivi de l’exécution de tous les Contrats avec les différents prestataires et fournisseurs ;
• procéder à la relance des fournisseurs et à la mise en œuvre de l’ensemble des dispositions relatives à l’exécution des Contrats (levée de caution, pénalités, etc.) ;
• veiller à une documentation bien soutenue du processus d’achat en mettant en place un système de classement des dossiers de passation des marchés qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue à posteriori par les partenaires financiers ;
• renforcer au besoin les capacités du personnel de l’IPC/BF et des Bénéficiaires secondaires (BS) en passation des marchés par le moyen le plus approprié (ateliers, accompagnements divers) ;
• surveiller le processus des acquisitions des biens et des services effectuées directement par les PMEO ;
• fournir un rapport périodique de la situation des équipements, des commandes et des marchés exécutés ou en cours ;
• organiser, en collaboration avec la Commission de réception (Coordonnateur du Département Administration, Ressources Humaines, Achats et Logistique, Représentant du Département Finance, Représentant du Département bénéficiaire et Assistante de Direction), la réception des biens commandés, ceci afin répondre à l'exigence de séparation des fonctions entre Achat et Réception ;
• tenir à jour la comptabilité matières ;
• participer à l’élaboration des rapports de progrès et préparer les différents documents relevant de sa compétence ;
• préparer les données et les informations actualisées sur les cours des prix à transmettre aux partenaires financiers ;
• assurer la gestion de tous les Contrats de maintenance du matériel roulant (véhicules et motos), du matériel informatique, du système réseau, du site web et  de tout autre équipement  acquis ;
• assurer la gestion et la coordination des services externalisés de nettoyage, d’entretien et de gardiennage des locaux de l’IPC/BF ;
• maintenir un système de suivi efficace de l’entretien et de la réparation des véhicules,
• veiller à la bonne utilisation du carburant selon les outils mis en place en produisant un rapport périodique et alerter la direction de toute anomalie ;
• assurer le suivi des  inventaires y compris les mouvements des biens et matériels ;
• appuyer l’organisation des voyages internes et externes du personnel et des visiteurs (réservations d’hôtels, établissement des ordres de mission, achat des billets d’avion) ;
• programmer les mouvements des véhicules et les sorties des chauffeurs ;
  • assurer l’archivage correct des dossiers des achats et de la logistique ;
  • exécuter toute autre tâche à lui/elle confiée par son/sa Supérieur(e) hiérarchique en lien avec le service.

Exigences et profil du poste : 

• être titulaire diplôme de niveau universitaire BAC+4 ou BAC+5 ou d’un diplôme équivalent en Administration, Gestion des Ressources, Droit, Gestion, Finance, Passation de marchés, Commerce ou domaines connexes ;
• justifier d’au moins sept (7) années d’expérience professionnelle générale et d’au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle pertinente à un poste de responsabilités similaires pour les titulaires d’un diplôme universitaire BAC+4 ;
• être titulaire d’un Diplôme d’Administrateur des Services Financiers avec expérience professionnelle pertinente serait un grand atout ;
• avoir une connaissance de la règlementation nationale en matière de passation de marchés publics ;
• maitriser les règles de comptabilité matière ;
• avoir une bonne connaissance des procédures des bailleurs de fonds ;
• avoir une bonne connaissance du Fonds Mondial serait un atout ;
• être apte à utiliser les applications standards de Microsoft Office ;
  • avoir une maitrise d’un logiciel de paie (la maitrise du logiciel TOM2PAIE serait un atout) ;
  • avoir des notions en Comptabilité ;
• avoir une parfaite maîtrise de la langue française (parlée et écrite) ;
• avoir un sens élevé de l’intégrité et des aptitudes à travailler en équipe ;
• avoir une bonne capacité d’analyse, de rédaction et de synthèse ;
• avoir le sens de l’organisation du travail et de l’anticipation ;
• être bien organisé, dynamique et avec un esprit structuré ;
  • avoir le sens des relations humaines, des qualités d’écoute et de dialogue ;
  • être capable d’assurer la confidentialité des informations contenues dans les dossiers du personnel ;
  • avoir un esprit d’initiative et de rigueur dans le traitement des dossiers ;
• être orienté résultats et qualité ;
• avoir une bonne disposition pour le travail en équipe et le travail sous-pression ;
• Être disponible et apte à travailler dans un environnement multiculturel ;
• être immédiatement disponible.

Conditions de candidatures :

Les candidats doivent fournir les documents suivants :

-          une lettre de motivation (01 page maximum), datée et signée, adressée à Monsieur le Directeur Exécutif de l’IPC/BF ;

-          un curriculum vitae sincère (05 pages maximum), assorti de 03 personnes de référence ;

-          une copie légalisée du diplôme exigé ;

-          une copie légalisée de la CNIB ou du Passeport ;

-          les copies certifiées conformes des diplômes et attestations de formations certifiantes, copies des certificats ou attestations de travail et stages justifiant l’expérience professionnelle.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par email à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.

ET déposés sous pli fermé au Secrétariat de l’ONG à la villa n°431 de l’avenue 4.73. Lot 01 parcelle 07 sise à la Rotonde, Tél 25 33 13 70, du lundi au vendredi de 7 h 30 mn à 12 h 30 mn et de 13 h 30 mn à 16 h 30 mn.

 La date limite pour la réception des dossiers est fixée au vendredi 20 janvier 2023 à 16 h 30 mn.

 

Déroulement du recrutement

La procédure de recrutement se déroulera en deux (02) phases :

- une présélection sur dossier (établissement d’une liste restreinte) ;

- un entretien de sélection définitive avec les candidats(e)s présélectionné(e)s devant un jury.